Assistente de Direção

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Esta carreira profissional tem como objetivo desenvolver aptidões e responsabilidades na organização do trabalho, na gestão do tempo e na gestão da informação.

No final do seu percurso de formação, e possuindo uma visão abrangente da área de serviços em que se insere, o participante estará mais consciente da necessidade de uma criteriosa gestão do tempo e do espaço em que se move.

Objetivos gerais:

  • Situar a própria função na Empresa e em relação ao Management;
  • Contribuir para o sucesso do trabalho em equipa;
  • Acrescentar valor ao desempenho através da criatividade;
  • Melhorar a capacidade de comunicação e de relacionamento;
  • Compreender o papel relevante e fundamental que o secretariado desempenha na empresa ao nível da comunicação;
  • Assegurar a comunicação chefia/direcção com interlocutores internos e externos em língua portuguesa ou estrangeira;
  • Efectuar traduções e retroversões de textos de rotina administrativa;
  • Efectuar o processamento de texto de correspondência e de outra documentação da Direcção;
  • Acolher os visitantes e encaminhá-los para os respectivos locais da visita;
  • Comunicar assertivamente com os públicos atendendo aos objectivos e à cultura da organização;
  • Facilitar o relacionamento com os vários interlocutores da organização;
  • Promover um clima de confiança nas relações desenvolvidas no seio da empresa;
  • Tomar iniciativa na resolução de situações concretas.

Testemunhos

  • O Conselho Profissional de Secretariado, com o intuito de promover a área de secretariado, estabeleceu uma sólida parceria com a GALILEU. O seu curso de Assistente de Direção irá permitir ao futuro profissional desenvolver competências em áreas essenciais para poder desenvolver o seu trabalho de forma eficiente. Pela alta qualidade que esta formação apresenta e pela sua forte componente prática também será uma ferramenta muito útil para a sua integração no mercado de trabalho.

    por Ana Maria Vieira, Presidente do CPS - Conselho Profissional de Secretariado
  • O curso Assistente de Direcção correspondeu e excedeu mesmo as minhas expectativas. Traduziu-se num reavivar de memórias e na aquisição de novos conhecimentos, muito úteis para a actividade profissional que exerço. A formação está muito bem estruturada e o trabalho desenvolvido pelas formadoras foi excelente, sem esquecer a sua dedicação para com as formandas. Sem dúvida que o meu balanço é bastante positivo.

    por Alexandra Barata, Formanda da Carreira Assistente de Direção
  • Os módulos foram bastante interessantes e as formadoras excelentes, sempre prontas a esclarecer todas as dúvidas e a dar-nos as melhores dicas para desempenharmos bem a nossa função. Senti um enorme crescimento profissional e pessoal. De enaltecer, também, a preocupação, atenção e cuidado da nossa coordenadora de curso, que esteve sempre disponível para nós. Um centro de formação excelente e super profissional, obrigada.

    por Inês Geraldes, Formanda da Carreira Assistente de Direção
  • Encontrava-me desempregada e enveredei por esta formação por gosto na matéria em questão, e a fim de conseguir emprego na área, como Assistente de Direção, o que consegui, graças à GALILEU, com sucesso.

    por Sónia Santos, Formanda da Carreira Assistente de Direção
  • Optei por frequentar este curso por ser uma mais valia para o meu futuro profissional, sendo que no meu país é difícil termos formações com tão boa qualidade como a que aqui encontrei.

    por Viulma Manuel, Formanda da Carreira Assistente de Direção

Destinatários

Este curso destina-se a Secretários/as, Rececionistas, Assistentes executivos/as, Agentes administrativos/as, Assessores com responsabilidade de secretariado executivo, que pretendam aperfeiçoar o desempenho das suas tarefas, nos diferentes domínios de função: técnico e comportamental.

Metodologia

  • Os exercícios desta Carreira Profissional têm por base tarefas reais, como por exemplo: fazer um relatório, fazer atendimento presencial, telefonema para Inglaterra, e-mail para Espanha,…);
  • Dar uma perspetiva de empresa, pelo que todos os exercícios propostos, serão abrangentes aos departamentos Comercial, Financeiro e Jurídico, nas suas especificidades;
  • Resposta a anúncios (Administrativo, escriturário, rececionista, secretária, assistente comercial, assessora, administrativo, office manager…) dos sites de emprego, com saída para a entrevista.

Programa

  • Enquadrar a Própria Função na Empresa e no Management Empresarial;
  • Desenvolver Aptidões e Responsabilidades na Organização do Trabalho, Gestão do Tempo e da Informação;
  • Contribuir Para o Sucesso do Trabalho em Equipa;
  • Acrescentar Valor ao Desempenho Através da Criatividade;
  • Melhorar a Capacidade de Comunicação e de Relacionamento;
  • Comunicação Escrita Interna e Externa;
  • Especialização Informática – A Comunicação Através dos Meios Eletrónicos e das Redes Sociais;
  • Comunicação Através da Internet;
  • Atendimento de Excelência ao Telefone;
  • Tratamento e Gestão de Reclamações;
  • Organização de Eventos;
  • Organização de Viagens;
  • Expressão Comercial em Português;
  • Inglês Técnico – Técnicas de Comunicação Comercial em Inglês;
  • Espanhol Técnico – Técnicas de Comunicação Comercial em Espanhol;
  • Marketing Pessoal e Procura de Emprego;
  • Ergonomia do Trabalho;
  • Seminário.

Enquadrar a Própria Função na Empresa e no Management Empresarial

  • Estabelecer as diferenças entre o secretariado tradicional e o secretariado executivo:
  • Objetivos e missões;
  • Especificidades da função, principais implicações;
  • Evolução de carreira em Secretariado:
    • Tipos e níveis de Secretariado;
    • As funções associadas a este tipo e níveis
    • A secretária executiva: como se vê e como é vista pelos outros; projetar-se no futuro;
  • A adaptação da profissão num mundo em mutação: Impacto no
  • Secretariado das mudanças introduzidas pelas novas tecnologias e pela emergência de novas competências;
  • Compreender a Empresa: Conceito de Empresa. Os diversos tipos de empresas;
  • Inserção da empresa no contexto económico-social. A imagem que projeta, veículos que utiliza;
  • Compreender o Management – Funções e tarefas do Manager:
  • Estilos de gestão;
  • Aplicar o princípio da complementaridade e competências adquiridas
  • Identificar as zonas de desenvolvimento profissional.

Desenvolver Aptidões e Responsabilidades na Organização do Trabalho, Gestão do Tempo e da Informação

  • Saber gerir o seu tempo e definir prioridades, organizar melhor as tarefas administrativas e desenvolver o campo autonomia;
  • Otimizar o funcionamento do secretariado em caso de ausência;
  • Elaborar um plano de ação pessoal.

Contribuir Para o Sucesso do Trabalho em Equipa

  • Definir os fatores de sucesso de uma equipa;
  • Identificar os diferentes perfis e saber adaptar-se;
  • Desenvolver uma lógica de cooperação;
  • Saber influenciar e motivar;
  • Desenvolver as suas capacidades de negociação;
  • A delegação e o controlo;
  • O apoio à tomada de decisão.

Acrescentar Valor ao Desempenho Através da Criatividade

  • A criatividade individual:
  • Utilizar as potencialidades do seu cérebro;
  • Ultrapassar o domínio do racional;
  • A criatividade do grupo:
  • Multiplicar as capacidades inventivas através do efeito estímulo
  • coletivo.

Melhorar a Capacidade de Comunicação e de Relacionamento

  • Melhorar a relação consigo próprio:
  • As dificuldades pessoais e a sua repercussão nas relações de trabalho:
  • Meios de evolução;
  • Melhorar as relações com os outros:
  • As relações interpessoais no meio profissional;
  • Sinais de reconhecimento e motivação;
  • Posições existenciais e relações de trabalho.

Comunicação Escrita Interna e Externa

  • Correspondência e outros documentos administrativos
    • Tipos de comunicação, tendo em conta a codificação utilizada.
    • Composição e terminologia de documentos na área administrativa.
    • Redação de minutas de diversos documentos.
    • Enquadramento da função do secretariado nas atuais organizações.
  • Secretariado de reuniões
    • Planeamento e organização de reuniões.
    • Secretariado de reuniões.
    • Divulgação de documentos provenientes de reuniões.

Especialização Informática – A Comunicação Através dos Meios Eletrónicos e das Redes Sociais

  • Domínio de um teclado
    • Utilização decadactilar de um teclado de computador com a
    • configuração portuguesa.
    • Aquisição progressiva de velocidade digitativa.
  • Técnicas de Dactilografia
    • Manipulação correta das peças fundamentais de um PC.
    • Execução dactilográfica de documentos administrativos.
  • Processamento de texto e folha de cálculo
    • Comunicação e identidade. A imagem da organização.
    • Normas Portuguesas (NP) e Europeias aplicáveis à elaboração de documentos escritos.
    • Criação de documentos com formatação original ou baseada em modelos pré-existentes, tendo em conta as Normas Portuguesas e Europeias, na área administrativa.
    • Apresentação das comunicações escritas e imagem da organização.
    • Estética dos elementos que compõem os diversos documentos administrativos.
    • Formatação de documentos, incluindo texto, tabelas e imagens, num processador de texto.
    • Criação, formatação e aplicações de estilos.
    • Criação de tabelas, incluindo fórmulas simples, numa folha de cálculo.
    • Criação e formatação de gráficos numa folha de cálculo.
    • Alteração de dados em tabelas de folha de cálculo, com a consequente modificação dos gráficos.
    • Transferência de informação entre aplicações.
    • Inserção de hiperligações internas e externas.
    • Ferramentas de processamento de texto e elaboração de documentos.
  • Apresentações em PowerPoint
    • Composição de diapositivos com formatações muito simples.
    • Partilha de informações entre documentos.
    • Configuração de uma apresentação no que respeita à duração e aos efeitos de transição entre diapositivos.
    • Criação de páginas de notas para o orador e de folhetos de diapositivos para distribuir ao público.
    • Impressão de uma apresentação.
  • As Redes Sociais
    • Facebook
      • Função e recursos disponíveis
      • Como criar uma Página, configurações e personalizar páginas.
      • Perfis e Páginas qual a diferença?
      • Publicidade do Facebook – Social Ad
      • Políticas de uso – Do e Dont´s – Study Cases
    • Twitter
      • Função, recursos disponíveis e aplicativos.
      • Como criar um perfil, configurações e Terminologias
      • Políticas de uso – Formas de utilização e boas práticas – Study Cases
    • Linkedin
      • Função, recursos disponíveis (Reputação, Networking e Posicionamento)
      • Perfis, Páginas, grupos e comunidades qual a diferença? Como criar Perfis, grupos e comunidades, configurações e personalização.
      • Políticas de uso – Boas Práticas – Case Studys
    • YouTube
      • Função e recursos disponíveis
      • Perfil e Canal, Como criar, configurar e personalizar sua conta?
      • Políticas de uso – Direitos autorais e restrições

Comunicação Através da Internet

  • Correio electrónico.
  • Construção de páginas para a Web.
  • Consulta de páginas da Web.
  • Reunião online.
  • Comunicação no interior de uma organização, através de um serviço telemático de mensagens instantâneas.

Atendimento de Excelência ao Telefone

  • Protocolo ao telefone;
  • A voz ao telefone;
  • Cuidados a ter antes de fazer uma chamada;
  • Planeamento das chamadas;
  • Palavras e expressões a banir ao telefone;
  • Técnicas que fazem falar;
  • Persuasão ao telefone;
  • Os objectivos da chamada;
  • Como controlar e fazer o fecho da chamada.

Tratamento e Gestão de Reclamações

  • Identificação de uma reclamação;
  • Atitudes a adoptar perante uma Reclamação;
  • Escolha das palavras de retorno;
  • Emoções e racionalidade;
  • Gestão da reclamação – a Técnica ERICA.
  • As consequências de um Mau Atendimento ao Cliente Interno e Externo.

Organização de Eventos

  • Eventos ou acontecimentos sociais.
  • Planificação de um evento: método QQOQC (quem? o quê? onde? quando? como?).
  • Lista de verificação e controlo de todos os itens que devem merecer atenção na organização de eventos.
  • Lista de participantes.
  • Convites formais e informais.
  • Redacção de convites formais.
  • Preparação de uma sala de reuniões de trabalho, de uma sala de exposições ou de uma sala para uma conferência pública.
  • Visita à própria organização por parte de entidades externas;
  • Preparação de dossiers para os participantes.
  • Refeições como complemento de reuniões de trabalho e de outros eventos.

Organização de Viagens

  • Planificação de uma viagem.
  • Lista de verificação e controlo de todos os itens que devem merecer
  • atenção na organização de uma viagem.
  • Organização de documentos relativos ao objecto da viagem.
  • Atuação e comunicação na ausência dos dirigentes.
  • Procedimento no regresso.

Expressão Comercial em Português

  • Língua Portuguesa aplicada ao atendimento presencial, telefónico, eventos
  • Linguagem básica aplicada às diferentes fases do atendimento ao Cliente Interno e Externo

Inglês Técnico – Técnicas de Comunicação Comercial em Inglês

  • Língua inglesa aplicada ao atendimento presencial, telefónico, eventos
  • Linguagem básica aplicada às diferentes fases do atendimento
  • Expressões idiomáticas

Espanhol Técnico – Técnicas de Comunicação Comercial em Espanhol

  • Língua espanhola aplicada ao atendimento presencial, telefónico, eventos
  • Linguagem básica aplicada às diferentes fases do atendimento
  • Expressões idiomáticas

Marketing Pessoal e Procura de Emprego

  • O que é Marketing Pessoal? – Introdução ao Marketing Pessoal
  • Como se comportar durante uma entrevista
  • Comunicar-se de forma positiva – Comunicação Verbal e Nâo Verbal
  • Trabalhar o seu visual: o que vestir, como lidar com as situações.
  • Vender-se é o seu Negócio
  • Insistir, Persistir e Desistir
  • Desenvolva os seus talentos

Ergonomia do Trabalho

  • Ergonomia no posto de trabalho
  • Postura e Movimentos
  • Práticas de melhoria ergonómica

Seminário

  • Principais competências e habilidades exigidas para a profissão atualmente;
  • Postura da Office Manager na canalização de informações, reorganização dos processos de trabalho, execução das atividades;
  • Dicas práticas para ser o “braço direito” da sua chefia e não apenas um profissional que dá assessoria;
  • Atuação participativa e tomada de decisão: a chave do sucesso.
  • Por que é tão difícil eleger prioridades?
  • O grande desafio de ser um profissional multitarefa;
  • Habilidades para lidar com as diversas atividades do dia a dia sem perder o foco;
  • Por que é que as redes sociais são tão importantes na atualidade?
  • As diferenças e cuidados entre o perfil profissional X pessoal;
  • Ética e sigilo das informações empresariais – os cuidados com os posts;
  • Como retirar o melhor da relação com os media, sem parecer invasivo e inoportuno; Etc.
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Assistente de Direção

Assistente de Direção | 120h - Sábados: 10h00 - 17h00


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