Esta carreira profissional tem como objetivo desenvolver aptidões e responsabilidades na organização do trabalho, na gestão do tempo e na gestão da informação.
No final do seu percurso de formação, e possuindo uma visão abrangente da área de serviços em que se insere, o participante estará mais consciente da necessidade de uma criteriosa gestão do tempo e do espaço em que se move.
Objetivos gerais:
- Situar a própria função na Empresa e em relação ao Management;
- Contribuir para o sucesso do trabalho em equipa;
- Acrescentar valor ao desempenho através da criatividade;
- Melhorar a capacidade de comunicação e de relacionamento;
- Compreender o papel relevante e fundamental que o secretariado desempenha na empresa ao nível da comunicação;
- Assegurar a comunicação chefia/direcção com interlocutores internos e externos em língua portuguesa ou estrangeira;
- Efectuar traduções e retroversões de textos de rotina administrativa;
- Efectuar o processamento de texto de correspondência e de outra documentação da Direcção;
- Acolher os visitantes e encaminhá-los para os respectivos locais da visita;
- Comunicar assertivamente com os públicos atendendo aos objectivos e à cultura da organização;
- Facilitar o relacionamento com os vários interlocutores da organização;
- Promover um clima de confiança nas relações desenvolvidas no seio da empresa;
- Tomar iniciativa na resolução de situações concretas.
Testemunhos
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O Conselho Profissional de Secretariado, com o intuito de promover a área de secretariado, estabeleceu uma sólida parceria com a GALILEU. O seu curso de Assistente de Direção irá permitir ao futuro profissional desenvolver competências em áreas essenciais para poder desenvolver o seu trabalho de forma eficiente. Pela alta qualidade que esta formação apresenta e pela sua forte componente prática também será uma ferramenta muito útil para a sua integração no mercado de trabalho.
por Ana Maria Vieira, Presidente do CPS - Conselho Profissional de Secretariado
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O curso Assistente de Direcção correspondeu e excedeu mesmo as minhas expectativas. Traduziu-se num reavivar de memórias e na aquisição de novos conhecimentos, muito úteis para a actividade profissional que exerço. A formação está muito bem estruturada e o trabalho desenvolvido pelas formadoras foi excelente, sem esquecer a sua dedicação para com as formandas. Sem dúvida que o meu balanço é bastante positivo.
por Alexandra Barata, Formanda da Carreira Assistente de Direção
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Os módulos foram bastante interessantes e as formadoras excelentes, sempre prontas a esclarecer todas as dúvidas e a dar-nos as melhores dicas para desempenharmos bem a nossa função. Senti um enorme crescimento profissional e pessoal. De enaltecer, também, a preocupação, atenção e cuidado da nossa coordenadora de curso, que esteve sempre disponível para nós. Um centro de formação excelente e super profissional, obrigada.
por Inês Geraldes, Formanda da Carreira Assistente de Direção
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Encontrava-me desempregada e enveredei por esta formação por gosto na matéria em questão, e a fim de conseguir emprego na área, como Assistente de Direção, o que consegui, graças à GALILEU, com sucesso.
por Sónia Santos, Formanda da Carreira Assistente de Direção
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Optei por frequentar este curso por ser uma mais valia para o meu futuro profissional, sendo que no meu país é difícil termos formações com tão boa qualidade como a que aqui encontrei.
por Viulma Manuel, Formanda da Carreira Assistente de Direção
Destinatários
Este curso destina-se a Secretários/as, Rececionistas, Assistentes executivos/as, Agentes administrativos/as, Assessores com responsabilidade de secretariado executivo, que pretendam aperfeiçoar o desempenho das suas tarefas, nos diferentes domínios de função: técnico e comportamental.
Metodologia
- Os exercícios desta Carreira Profissional têm por base tarefas reais, como por exemplo: fazer um relatório, fazer atendimento presencial, telefonema para Inglaterra, e-mail para Espanha,…);
- Dar uma perspetiva de empresa, pelo que todos os exercícios propostos, serão abrangentes aos departamentos Comercial, Financeiro e Jurídico, nas suas especificidades;
- Resposta a anúncios (Administrativo, escriturário, rececionista, secretária, assistente comercial, assessora, administrativo, office manager
) dos sites de emprego, com saída para a entrevista.
Programa
- Enquadrar a Própria Função na Empresa e no Management Empresarial;
- Ergonomia do Trabalho;
- Desenvolver Aptidões e Responsabilidades na Organização do Trabalho, Gestão do Tempo e da Informação;
- Contribuir Para o Sucesso do Trabalho em Equipa;
- Acrescentar Valor ao Desempenho Através da Criatividade;
- Melhorar a Capacidade de Comunicação e de Relacionamento;
- Comunicação Escrita Interna e Externa;
- Especialização Informática – A Comunicação Através dos Meios Eletrónicos e das Redes Sociais;
- Comunicação Através da Internet;
- Atendimento de Excelência ao Telefone;
- Tratamento e Gestão de Reclamações;
- Organização de Eventos;
- Organização de Viagens;
- Expressão Comercial em Português;
- Inglês Técnico – Técnicas de Comunicação Comercial em Inglês;
- Espanhol Técnico – Técnicas de Comunicação Comercial em Espanhol;
- Marketing Pessoal e Procura de Emprego;
- Seminário.
Enquadrar a Própria Função na Empresa e no Management Empresarial
- Estabelecer as diferenças entre o secretariado tradicional e o secretariado executivo:
- Objetivos e missões;
- Especificidades da função, principais implicações;
- Evolução de carreira em Secretariado:
- Tipos e níveis de Secretariado;
- As funções associadas a este tipo e níveis
- A secretária executiva: como se vê e como é vista pelos outros; projetar-se no futuro;
- A adaptação da profissão num mundo em mutação: Impacto no
- Secretariado das mudanças introduzidas pelas novas tecnologias e pela emergência de novas competências;
- Compreender a Empresa: Conceito de Empresa. Os diversos tipos de empresas;
- Inserção da empresa no contexto económico-social. A imagem que projeta, veículos que utiliza;
- Compreender o Management – Funções e tarefas do Manager:
- Estilos de gestão;
- Aplicar o princípio da complementaridade e competências adquiridas
- Identificar as zonas de desenvolvimento profissional.
Ergonomia do Trabalho
- Ergonomia no posto de trabalho
- Postura e Movimentos
- Práticas de melhoria ergonómica
Desenvolver Aptidões e Responsabilidades na Organização do Trabalho, Gestão do Tempo e da Informação
- Saber gerir o seu tempo e definir prioridades, organizar melhor as tarefas administrativas e desenvolver o campo autonomia;
- Otimizar o funcionamento do secretariado em caso de ausência;
- Elaborar um plano de ação pessoal.
Contribuir Para o Sucesso do Trabalho em Equipa
- Definir os fatores de sucesso de uma equipa;
- Identificar os diferentes perfis e saber adaptar-se;
- Desenvolver uma lógica de cooperação;
- Saber influenciar e motivar;
- Desenvolver as suas capacidades de negociação;
- A delegação e o controlo;
- O apoio à tomada de decisão.
Acrescentar Valor ao Desempenho Através da Criatividade
- A criatividade individual:
- Utilizar as potencialidades do seu cérebro;
- Ultrapassar o domínio do racional;
- A criatividade do grupo:
- Multiplicar as capacidades inventivas através do efeito estímulo
- coletivo.
Melhorar a Capacidade de Comunicação e de Relacionamento
- Melhorar a relação consigo próprio:
- As dificuldades pessoais e a sua repercussão nas relações de trabalho:
- Meios de evolução;
- Melhorar as relações com os outros:
- As relações interpessoais no meio profissional;
- Sinais de reconhecimento e motivação;
- Posições existenciais e relações de trabalho.
Comunicação Escrita Interna e Externa
- Correspondência e outros documentos administrativos
- Tipos de comunicação, tendo em conta a codificação utilizada.
- Composição e terminologia de documentos na área administrativa.
- Redação de minutas de diversos documentos.
- Enquadramento da função do secretariado nas atuais organizações.
- Secretariado de reuniões
- Planeamento e organização de reuniões.
- Secretariado de reuniões.
- Divulgação de documentos provenientes de reuniões.
Especialização Informática – A Comunicação Através dos Meios Eletrónicos e das Redes Sociais
- Domínio de um teclado
- Utilização decadactilar de um teclado de computador com a
- configuração portuguesa.
- Aquisição progressiva de velocidade digitativa.
- Técnicas de Dactilografia
- Manipulação correta das peças fundamentais de um PC.
- Execução dactilográfica de documentos administrativos.
- Processamento de texto e folha de cálculo
- Comunicação e identidade. A imagem da organização.
- Normas Portuguesas (NP) e Europeias aplicáveis à elaboração de documentos escritos.
- Criação de documentos com formatação original ou baseada em modelos pré-existentes, tendo em conta as Normas Portuguesas e Europeias, na área administrativa.
- Apresentação das comunicações escritas e imagem da organização.
- Estética dos elementos que compõem os diversos documentos administrativos.
- Formatação de documentos, incluindo texto, tabelas e imagens, num processador de texto.
- Criação, formatação e aplicações de estilos.
- Criação de tabelas, incluindo fórmulas simples, numa folha de cálculo.
- Criação e formatação de gráficos numa folha de cálculo.
- Alteração de dados em tabelas de folha de cálculo, com a consequente modificação dos gráficos.
- Transferência de informação entre aplicações.
- Inserção de hiperligações internas e externas.
- Ferramentas de processamento de texto e elaboração de documentos.
- Apresentações em PowerPoint
- Composição de diapositivos com formatações muito simples.
- Partilha de informações entre documentos.
- Configuração de uma apresentação no que respeita à duração e aos efeitos de transição entre diapositivos.
- Criação de páginas de notas para o orador e de folhetos de diapositivos para distribuir ao público.
- Impressão de uma apresentação.
- As Redes Sociais
- Facebook
- Função e recursos disponíveis
- Como criar uma Página, configurações e personalizar páginas.
- Perfis e Páginas qual a diferença?
- Publicidade do Facebook – Social Ad
- Políticas de uso – Do e Dont´s – Study Cases
- Twitter
- Função, recursos disponíveis e aplicativos.
- Como criar um perfil, configurações e Terminologias
- Políticas de uso – Formas de utilização e boas práticas – Study Cases
- Linkedin
- Função, recursos disponíveis (Reputação, Networking e Posicionamento)
- Perfis, Páginas, grupos e comunidades qual a diferença? Como criar Perfis, grupos e comunidades, configurações e personalização.
- Políticas de uso – Boas Práticas – Case Studys
- YouTube
- Função e recursos disponíveis
- Perfil e Canal, Como criar, configurar e personalizar sua conta?
- Políticas de uso – Direitos autorais e restrições
Comunicação Através da Internet
- Correio electrónico.
- Construção de páginas para a Web.
- Consulta de páginas da Web.
- Reunião online.
- Comunicação no interior de uma organização, através de um serviço telemático de mensagens instantâneas.
Atendimento de Excelência ao Telefone
- Protocolo ao telefone;
- A voz ao telefone;
- Cuidados a ter antes de fazer uma chamada;
- Planeamento das chamadas;
- Palavras e expressões a banir ao telefone;
- Técnicas que fazem falar;
- Persuasão ao telefone;
- Os objectivos da chamada;
- Como controlar e fazer o fecho da chamada.
Tratamento e Gestão de Reclamações
- Identificação de uma reclamação;
- Atitudes a adoptar perante uma Reclamação;
- Escolha das palavras de retorno;
- Emoções e racionalidade;
- Gestão da reclamação – a Técnica ERICA.
- As consequências de um Mau Atendimento ao Cliente Interno e Externo.
Organização de Eventos
- Eventos ou acontecimentos sociais.
- Planificação de um evento: método QQOQC (quem? o quê? onde? quando? como?).
- Lista de verificação e controlo de todos os itens que devem merecer atenção na organização de eventos.
- Lista de participantes.
- Convites formais e informais.
- Redacção de convites formais.
- Preparação de uma sala de reuniões de trabalho, de uma sala de exposições ou de uma sala para uma conferência pública.
- Visita à própria organização por parte de entidades externas;
- Preparação de dossiers para os participantes.
- Refeições como complemento de reuniões de trabalho e de outros eventos.
Organização de Viagens
- Planificação de uma viagem.
- Lista de verificação e controlo de todos os itens que devem merecer
- atenção na organização de uma viagem.
- Organização de documentos relativos ao objecto da viagem.
- Atuação e comunicação na ausência dos dirigentes.
- Procedimento no regresso.
Expressão Comercial em Português
- Língua Portuguesa aplicada ao atendimento presencial, telefónico, eventos
- Linguagem básica aplicada às diferentes fases do atendimento ao Cliente Interno e Externo
Inglês Técnico – Técnicas de Comunicação Comercial em Inglês
- Língua inglesa aplicada ao atendimento presencial, telefónico, eventos
- Linguagem básica aplicada às diferentes fases do atendimento
- Expressões idiomáticas
Espanhol Técnico – Técnicas de Comunicação Comercial em Espanhol
- Língua espanhola aplicada ao atendimento presencial, telefónico, eventos
- Linguagem básica aplicada às diferentes fases do atendimento
- Expressões idiomáticas
Marketing Pessoal e Procura de Emprego
- O que é Marketing Pessoal? – Introdução ao Marketing Pessoal
- Como se comportar durante uma entrevista
- Comunicar-se de forma positiva – Comunicação Verbal e Nâo Verbal
- Trabalhar o seu visual: o que vestir, como lidar com as situações.
- Vender-se é o seu Negócio
- Insistir, Persistir e Desistir
- Desenvolva os seus talentos
Seminário
- Principais competências e habilidades exigidas para a profissão atualmente;
- Postura da Office Manager na canalização de informações, reorganização dos processos de trabalho, execução das atividades;
- Dicas práticas para ser o “braço direito” da sua chefia e não apenas um profissional que dá assessoria;
- Atuação participativa e tomada de decisão: a chave do sucesso.
- Por que é tão difícil eleger prioridades?
- O grande desafio de ser um profissional multitarefa;
- Habilidades para lidar com as diversas atividades do dia a dia sem perder o foco;
- Por que é que as redes sociais são tão importantes na atualidade?
- As diferenças e cuidados entre o perfil profissional X pessoal;
- Ética e sigilo das informações empresariais – os cuidados com os posts;
- Como retirar o melhor da relação com os media, sem parecer invasivo e inoportuno; Etc.
